Réunions du CE : sténographie, visioconférence et délais d’établissement des P.V.
Après la parution des décrets relatifs au congé de formation syndicale (décret du 30 décembre 2015), à la DUP et à l’instance regroupée (décrets du 23 mars 2016 – flash info n°56), est paru ce 12 avril 2016 le décret n°2016-453 relatif au déroulement des réunions des IRP précisant les modalités de :
- Mise en œuvre de la visioconférence prévue à l’article L. 2325-5-1 du Code du Travail
Le dispositif de visioconférence, pouvant être utilisé 3 fois par an sans avoir à obtenir l’accord de la représentation du personnel. En cas d’accord avec le CE il est même possible d’y recourir plus fréquemment encore. Le système doit en tout état de cause garantir l’identification des membres du CE et leur participation effective, ainsi qu’une retransmission continue et simultanée du son et de l’image.
Le dispositif doit garantir un vote à bulletin secret et, s’il s’agit d’un vote électronique, présenter les garanties de confidentialité des données transmises et la sécurité d’adressage des moyens d’authentification, d’émargement, d’enregistrement et de dépouillement.
Le vote doit avoir lieu de manière simultanée pour les votants qui disposeront d’une durée identique pour exprimer leur voix.
Ces dispositions s’appliquent au CE, ainsi qu’aux CCE, Comité de groupe, CHSCT, ICCHSCT, Comité d’entreprise européen, Comité de la société européenne.
Elles s’appliquent également lors de réunions communes à plusieurs instances.
- Recours à l’enregistrement et/ou la sténographie lors des réunions du CE
L’enregistrement ou la sténographie des débats du CE peut être mis en place à l’initiative de l’employeur ou de la délégation du personnel au CE. L’employeur prend en charge les frais, sauf si c’est le CE qui est demandeur.
L’employeur peut cependant s’apposer à l’enregistrement ou la sténographie des informations confidentielles (malgré l’obligation de discrétion du tiers chargé de la retranscription).
- Délai de transmission du PV du CE
Un accord entre employeur et CE peut prévoir le délai de transmission du PV et définir son contenu.
A défaut d’accord, le délai maximum de transmission est fixé à 15 jours, réduit en cas de licenciement collectif pour motif économique, ou en cas de réunion intercalaire. Le Décret définit également le contenu a minima du P.V.: résumé des délibérations et décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion.
Ces dispositions sont entrées en vigueur le 15 avril 2016.